L'importance des preuves
Les actes d'état civil, tout comme les extraits des registres paroissiaux, sont des documents essentiels pour toute recherche généalogique sérieuse. Ils fournissent des informations précieuses sur les naissances, mariages et décès de nos ancêtres, nous permettant ainsi de retracer leur histoire et de mieux comprendre notre propre passé familial. Ces documents peuvent contenir des détails cruciaux tels que les noms des parents, les dates et lieux de naissance, les professions, les témoins, et bien plus encore, détails cruciaux qu’il faut être sûr de bien déchiffrer…
Dès le début de mes activités généalogiques, on m’a bien fait comprendre que garder les preuves, bien rangées, à portée de consultation rapide, était indispensable. D’abord parce qu’une ou un généalogiste sérieux n’avance rien sans preuve, mais aussi parce qu’on peut très rapidement avoir besoin de s’y référer.
J’avais donc commencé des classeurs d’archivage avec des pochettes en plastique de bonne qualité, pour y abriter les photocopies des pièces d’archives collectées avec les années.
Le passage au numérique
Mais comme à l'ère numérique, la plupart des archives d'actes d'état civil et registres paroissiaux sont devenus disponibles sous forme numérisée, ce qui offre aux généalogistes un accès facilité à une immense quantité de documents depuis le confort de leur domicile, j’ai alors choisi de passer au stockage numérique. Cependant, cela pose également le défi du stockage et de la gestion de ces images numériques : sur quels supports ? avec quelles garanties ? et quelle durée de vie ?
Intégration dans mon logiciel de généalogie
La plupart des logiciels de généalogie modernes offrent la possibilité d'importer et de stocker des images d'actes d'état civil directement dans votre arbre généalogique. Cela permet une organisation plus efficace et une visualisation facile des documents pertinents en lien avec chaque individu dans votre famille. C’est tout particulièrement facile avec Généatique, mon logiciel.
Je suis donc repassée sur toutes les branches de ma généalogie, au cours des années, pour récupérer des captures des actes au format PNG, sans pour autant jeter mes classeurs, ils servent encore…
Une excellente décision
J’ai découvert au fur et à mesure que les avantages du stockage des images d'actes et preuves dans mon logiciel sont nombreux, en voici les principaux :
Cela facilite la centralisation des données :
En stockant les images des actes d'état civil et des registres paroissiaux directement dans votre logiciel de généalogie Généatique, vous regroupez toutes les informations relatives à votre arbre généalogique au même endroit. Cela facilite la consultation et la gestion de ces documents, sans avoir à jongler entre plusieurs applications ou sources. Cela permet aussi la sauvegarde unique de toutes vos archives de généalogie, quand vous demandez une sauvegarde Généatique.
Cela augmente l’accessibilité de vos sources pendant vos recherches :
Avoir accès aux images numériques des actes d'état civil depuis votre logiciel de généalogie signifie que vous pouvez les consulter à tout moment, sans avoir besoin de vous rendre dans une archive physique ou de naviguer sur des sites Web externes, ou de passer votre disque dur au peigne fin à la recherche de la bonne photo d’acte. Cela est particulièrement pratique lorsque vous travaillez sur votre arbre généalogique loin des centres d'archives.
Cela vous aide à préserver les documents originaux :
En numérisant et en stockant les images des actes d'état civil, vous contribuez à préserver ces documents précieux pour vos descendants et même les générations futures. Les documents originaux risquent de se détériorer avec le temps, mais les versions numériques peuvent être sauvegardées et partagées sans risque de dommages.
Cela facilite aussi la collaboration entre généalogistes ou avec vos proches :
Si vous travaillez en collaboration avec d'autres membres de votre famille ou d'autres généalogistes, le stockage des images d'actes d'état civil et des registres paroissiaux et de toute autre source généalogique dans votre logiciel Généatique facilite le partage et la collaboration. Vous pouvez partager votre arbre généalogique avec d'autres utilisateurs et leur permettre d'accéder aux images des documents pertinents sans trop faire d’efforts.
Cela permet autant d’analyses que nécessaire :
Avoir les images des actes et sources diverses à portée de main vous permet d'effectuer une analyse plus approfondie de ces documents. Vous pouvez zoomer sur les détails, examiner les signatures et les annotations, et repérer des informations qui pourraient avoir été négligées lors d'une première lecture. Et cela autant de fois que vous le souhaitez.
Bonnes pratiques pour le stockage des images
Maintenant que nous avons revu ensemble les avantages du stockage des images de toutes vos sources, voici quelques bonnes pratiques que j’ai apprises pour une meilleure gestion de ces documents :
- J’organise mes fichiers
Créez une structure de dossier logique pour stocker vos images d'actes et vos sources. Si vous tenez absolument à créer une arborescence dédiée à cela sur votre disque vous-même, vous pouvez les organiser par type de documents (naissance, mariage, décès), par nom de famille, par lieu, ou toute autre méthode qui vous convient. Mais Généatique vous propose justement de s’occuper de tout cela pour vous. Voir ici pour en savoir plus.
- Je nomme mes fichiers de manière cohérente
Utilisez un système de nommage cohérent et informatif pour vos fichiers d'images. Cela facilitera la recherche et l'identification des documents ultérieurement. Par exemple, vous pourriez inclure le nom de la personne concernée, la date et le type de document dans le nom du fichier. Là-encore, les utilisateurs de Généatique sont avantagés, car le logiciel peut tout à fait s’en occuper si vous êtes d’accord pour le laisser faire. L’intérêt d’automatiser totalement cette tâche est que le traitement des noms sera totalement uniforme. Si vous avez commencé par le passé à les nommer avec une ou plusieurs règles, vous pouvez demander à Généatique de revoir ce nommage sans vous en soucier davantage, il peut même le faire sans perdre ce que vous aviez précédemment entré dans les noms des fichiers.
- Je sauvegarde régulièrement mes données
Assurez-vous de sauvegarder régulièrement vos données, y compris les images d'actes d'état civil, pour éviter toute perte en cas de panne informatique ou de catastrophe. Cela parait évident, mais je préfère le répéter à chaque fois. J’accepte d’avoir été victime de ma paresse une fois (je n’ai pas perdu toutes mes images à cette occasion, mais j’ai perdu l’endroit où elles étaient stockées), mais je ne le serai pas deux fois. Je pense maintenant que m’appuyer sur le rappel de sauvegarde dans Généatique est plus sûr.
-Je respecte les droits d'auteur
Chaque site d’archives affiche assez lisiblement les droits d’auteurs que nous sommes censés respecter. Assurez-vous de ne pas les enfreindre lors de l'utilisation et du partage des images captées sur les sites correspondants. Vérifiez les restrictions de chaque archive ou source avant de reproduire ou de partager des documents. Il faut vérifier dans quel type de publication on peut les inclure et éventuellement les mentions obligatoires.
Comment doit-on s’y prendre, concrètement ?
J’imagine qu’il y a plusieurs méthodes, et du moment que vous arrivez au résultat attendu, tout va bien. Au cas où vous n’auriez pas encore de méthode efficace, je vais vous partager la mienne :
recherchez votre archive à partir de Généatique jusqu’à trouver l’acte qui vous manque
puis captez-le en une ou plusieurs images suivant sa longueur et sa disposition
enregistrez-le directement sur l'évènement auquel il correspond, toujours avec Généatique
complétez rapidement la source et les informations qui vous manquaient
Si l’acte n’est pas en français, ou même s’il est difficilement lisible, réalisez la transcription et enregistrez-la directement avec Généatique également. De cette façon, quand vous aurez besoin de relire le document, à la recherche d’un détail qui vous aurait échappé par exemple, vous le retrouverez immédiatement
Faut-il vraiment transcrire tous les actes que j’ai retrouvés ?
Cela ne me semble pas nécessaire si vous arrivez facilement à les lire tout seul mais, dans tous les cas suivants, je vous conseille de le faire, en vous faisant aider au besoin…
- acte écrit en langue étrangère ou en latin
- registre ou acte abimé et difficilement lisible
- présence de mots que vous n’identifiez pas aisément : tout particulièrement les noms propres de personnes ou de lieux
- présence d’une mention inhabituelle dans l’acte.
Le stockage des images des actes d'état civil dans votre logiciel de généalogie offre de nombreux avantages, notamment une centralisation des données, une accessibilité accrue, une préservation des documents originaux, une facilitation de la collaboration, et une analyse plus approfondie. En suivant les bonnes pratiques de gestion des fichiers, vous pouvez tirer le meilleur parti de ces précieux documents pour enrichir votre recherche généalogique et mieux comprendre votre passé familial. N'oubliez pas de prendre soin de vos documents numériques et de les partager avec les générations futures pour préserver votre histoire familiale.
